Het verhaal van Het Oogziekenhuis Rotterdam – Vraag van opdrachtgever: Hoe verbind je je mensen aan een nieuwe strategie als die nog in ontwikkeling is? (Sem)
In december kwam ik in contact met Het Oogziekenhuis Rotterdam. Ze waren net van start gegaan met het ontwikkelen van een nieuwe strategie. De organisatie was samen met een externe consultant aan de slag om o.b.v. ambitie, marktontwikkelingen, rondetafelgesprekken met interne en externe partners en een financiële businesscase, een stevige koers te bepalen voor de toekomst en aansluitend de daarbij best passende besturing. Zo’n ontwikkelfase is uiteraard boeiend voor de mensen in het ‘strategieteam’ en ook al bestond deze uit een mooie mix van functies en rollen, medisch en niet medisch, het blijft een beetje een ‘black box’ voor alle andere medewerkers. De organisatie wilde een gedragen strategie en zocht daarom naar manieren om haar mensen toch te betrekken, ook al was er nog weinig concreet.
Wanneer betrek je mensen te vroeg, of te laat?
Ik hoor vaak dat organisaties, in de fase zoals hierboven beschreven, het idee hebben dat communiceren, of betrekken van medewerkers weinig zin heeft. Het is immers nog niet concreet en levert waarschijnlijk meer vragen op dan antwoorden. Dat kan zeker zo zijn, toch ben ik ervan overtuigd dat, te lang wachten juist averechts werkt.
Commitment start met snappen waarom een nieuwe of aangescherpte koers nodig is
De projectleider van Het Oogziekenhuis Rotterdam, de afdeling communicatie en ik zijn daarom aan de slag gegaan met ‘de waarom’ van de verandering. We hebben gesprekken gevoerd met mensen uit verschillende organisatieonderdelen zijn in de stukken gedoken van het projectteam rondom marktontwikkelingen, cijfers en uitkomst van de rondetafelgesprekken met externe betrokkenen. We hebben hier samen het veranderverhaal (waarom) uit opgehaald en deze in begrijpbare en heldere taal omschreven. Kortom we zijn gestart met het verhaal van de organisatie.
In gesprek over de waarom
Een verandering moet betekenis krijgen en dat kan voor iedereen iets anders zijn. Het is heel krachtig om daar met mensen over in gesprek te gaan. Niet alleen geeft het inzicht en antwoorden, je brengt het onderwerp naar alle lagen in de organisatie en laat mensen meepraten (dat is iets anders als meebeslissen) en krijgt informatie, welke helpt in het verder brengen van het proces.
De ‘Praatplaat’
Op basis van het verhaal ontwikkelden we diverse interventies om met medewerkers in gesprek te gaan over het proces en de waarom van de strategie. We ontwikkelden o.a. een ‘praatplaat’; een visuele weergave van deze waarom. Een praatplaat roept vragen op, prikkelt, nodigt uit tot gesprek. Met deze plaat gingen we in gesprek met alle afdelingen. Leidinggevenden trainden we op hoe dit gesprek zelf te faciliteren. Er is geen goed en geen fout, enkel met elkaar in gesprek over wat je ziet, of je dit herkent in jouw werk, welke vragen dit oproept. Wat is spannend, wat is uitdagend? Een hele mooie manier om betekenis geven en ook inzicht te krijgen als team en leidinggevende hoe iedereen erbij zit, wat er leeft.
190723_Oogziekenhuis_Uitwerking_V5.indd
Praatplaten Het Oogziekenhuis Rotterdam (de Waarom en de Wat)
Ondanks dat de strategie nog helemaal niet concreet was, ontstond er begrip over waarom er gekozen was om aan de slag te gaan met de strategie. Negen van de tien keer weten mensen heel goed wat er speelt, zij hebben er immers dagelijks mee te maken. In het geval van Het Oogziekenhuis Rotterdam; de patiënt die verandert, ouder wordt, meer eisen stelt, meer weet. Veranderende wetgeving, zorgverzekeraars die hun beleid aanscherpen en nieuwe partijen op de markt die ook een deel van de zorg gaan aanbieden. Dus op de vraag, ‘Wat gebeurt er als we niets doen’, kwam veelal een eenduidig antwoord; ‘Dat is geen optie’.
Dit is zo’n belangrijke stap in het betrekken van medewerkers, hen serieus nemen. Natuurlijk blijft een nieuwe koers spannend en betekent dit niet dat iedereen juichend staat te wachten op nieuwe plannen, dat hoeft ook niet. Echter, wanneer men begrijpt waarom dit noodzakelijk is en de koers heeft kunnen leggen op de eigen praktijk, de eigen situatie, dan is een hele belangrijke basis gelegd.
Ondertussen in Het Oogziekenhuis Rotterdam
Ondertussen is de strategie gereed en gaat de organisatie aan de slag dit concreet te maken o.b.v. een gedegen verandercommunicatie aanpak. Een tweede praatplaat maakt onderdeel uit van het palet van interventies, want een tip:
‘Zorg dat je niet uitgepraat raakt met medewerkers over de toekomst van je organisatie.’
Feedback opdrachtgever Elsbeth De Ruiter-Breijer – Projectleider Strategie
‘Sem heeft geholpen met de (verander)communicatie rondom het strategieproject. Zij heeft met haar kritische blik, creativiteit en positieve energie enorm bijgedragen aan het betrekken van onze organisatie en de totstandkoming van een gedragen, aangescherpte strategie voor Het Oogziekenhuis Rotterdam. Daarbij is Sem een heel fijn mens om mee samen te werken en met haar aanstekelijke humor, inzet en kennis van zaken een waardevolle toevoeging aan het strategieteam gebleken. We houden contact!’