Het verhaal van Sanoma Media Belgium – opdracht: Ontwikkelen en implementeren van een change en communicatiestrategie (Sem en Annemarieke)

Sommige kansen en bijbehorend vertrouwen krijg je maar één of twee keer in je leven. Voor mij was dat de kennismaking met Hilde De Volder, toenmalig Directeur HR en Communicatie van Sanoma Media Belgium. Zij zag iets in die assertieve Hollandse die net vers naar Vlaanderen was verhuisd en op zoek was naar een nieuw avontuur. Ze huurde me in als change & comms consultant voor een prachtig project; een nieuwe, eigentijdse manier van werken introduceren en implementeren binnen het mediabedrijf. Van thuiswerken tot flexibel werken en van digitaliseren tot innoveren. Het slotstuk van deze grote verandering was de verhuizing van drie locaties naar één nieuwe, moderne en vooral fijne thuisbasis. Dit vroeg om nieuwe afspraken, nieuwe processen en systemen. Maar vooral om nieuw gedrag en nieuwe manieren van (samen)werken met als doel betere resultaten. Al snel voegde Annemarieke zich in ons team en was dat de start van een geweldige, leerzame samenwerking.

De strategische positie van change en communicatie
In het programmateam waren alle key partners vertegenwoordigd (HR, IT, Finance, Facilities en Change & Comms). Naast dat we een duidelijk en praktische changestrategie hadden ontwikkeld samen met HR en een externe IT-partner rond de digitale transformatie, erkende de directie de kracht en toegevoegde waarde van de verandercommunicatie en de rol die de stakeholders daarin spelen. De start was dan ook een ijzersterk en eerlijk verhaal achter de transformatie; OurSpace! In een notendop: We geven onze mensen alle ruimte om te groeien en te innoveren, om het werk zelf in te delen en dus te bepalen waar en wanneer ze werken. We maken een plek waar we elkaar kunnen ontmoeten en kunnen creëren. We doen dat slim, efficiënt en effectief. Hiermee claimen we onze ruimte in de snel veranderende en digitaliserende mediabranche.

Verandering van onderuit
Annemarieke en ik deelden dezelfde visie: we moeten dit samen met mensen gaan ontwikkelen en realiseren. De veranderagenda was bepaald door de directie, het plan deden we samen met de mensen. We voelden waar de energie rond de transformatie in de organisatie begon te stromen. In elke verandering heb je ‘early adaptors’. We deden een handreiking naar diegenen die een rol wilden spelen en dit leidde tot de twee belangrijkste groepen van ons change-comms programma.

We creëerden een sterke groep change agents(Spocs). Zij waren onze oren, ogen en aanspreekpunt binnen de verschillende afdelingen, ons belangrijkste klankbord. We namen hen heel serieus, ze waren altijd een stap voor op de rest van de organisatie. Zij haalden de verhalen, vragen en twijfels maar ook de successen en ‘failures’ op uit de organisatie. Daarmee waren we als programmateam altijd snel op de hoogte en konden we onze changestrategie aanpassen, bijsturen en de juiste interventies plannen.

Daarnaast formeerden we een campagneteam, een groep mensen die meedachten over hoe we betekenis konden geven aan de verandering, onze denktank.Zij organiseerden leuke inspiratiesessies, maakten een ‘video strip’ van de transformatie en bedachten een creatieve en aansprekende campagne om het vastgestelde kader van de nieuwe manier van werken te lanceren in de organisatie.

Activeer ‘zangers en hummers’
Beide groepen stuurden we op onderzoek uit in de nieuwe wereld. Zij gingen op bezoek bij organisaties die een gelijksoortige transformatie hadden doorgemaakt, wij haalden hun verhalen op en deelden deze weer met de rest van de organisatie. Daarmee hebben zij een hele belangrijke rol gespeeld in het aanjagen en dichterbij brengen van de verandering, zij waren in staat het lied van de verandering te zingen en daarmee honderden ‘hummers’ te creëren, waardoor de nieuwe werkelijkheid binnen Sanoma tot leven kwam.

We bouwden een online ‘OurSpace’ platform waarop iedereen de algehele voortgang van de transformatie kon volgen. Bovendien fungeerde dit platform als een plek waar we verhalen en vragen deelden. Maar een verhaal ontstaat niet alleen in woord en tekst, ook beeld en beweging is belangrijk. Daarom maakten we samen met diverse stakeholders van elk hoofdstuk in de transformatie (de mijlpalen) een korte film en hiermee maakten we de nieuwe wereld zichtbaar en herkenbaar. Alle films bij elkaar vormden uiteindelijk hét verhaal van de transformatie waarin iedereen een (hoofd)rol speelde.

We begeleidden alle teams om tot werkafspraken te komen die voor hun team werkten. We luisterden, gaven antwoorden en namen stap voor stap bezorgdheden en belemmeringen weg. Verantwoordelijkheid en vertrouwen konden voortaan hand in hand gaan en dat was een enorme stap voorwaarts. Tussen alle training, opleiding, interventies en events door was er altijd tijd en aandacht voor dialoog, dwars door alle ‘rangen en standen’ van de organisatie.

Champagne
Het totale programma heeft ruim 1,5 jaar geduurd. Het was een ongelooflijk boeiende periode waar we beiden met veel voldoening op terugkijken. Voor een groot deel is dit te danken aan de betrokkenheid, verbondenheid, creativiteit, inzet en het enthousiasme van het volledige programmateam en alle zangers en hummers in de organisatie. Ook al werd er tijdens het traject regelmatig eens een valse noot gespeeld of gezongen, altijd was er het commitment om oplossingen te vinden en toe te blijven werken naar een prachtige finale, een welverdiend champagne-moment.

“De energie die Annemarieke en Sem brengen naar een project is uniek en eerlijk.  Ze hebben een ontwapenende stijl die creativiteit en openheid stimuleert, en iedereen het beste uit zichzelf laat halen. Daarbij verliezen ze nooit uit het oog welk doel je wilt realiseren en met welke intentie. Ze dagen je uit, moedigen je aan om grenzen te verleggen, effectief en hartverwarmend tegelijk.” Hilde De Volder, voormalig Directeur HR en Communicatie Sanoma Media Belgium, huidig Directeur HR en Communicatie Imelda Ziekenhuis